Administrativo para pequena empresa: como formatar o seu departamento

O setor administrativo para pequena empresa é composto por um conjunto de atividades do dia-a-dia relacionadas ao planejamento financeiro, manutenção de registros e faturamento, distribuição pessoal, física e logística, dentro de uma organização.  

Confira abaixo algumas dessas principais atividades que formatam um departamento administrativo para pequena empresa. 

Administrativo para pequena empresa: planejamento estratégico 

Geralmente caímos em uma armadilha, onde a natureza urgente do trabalho de hoje sempre tem precedência sobre a estratégia. Sentimos maior realização por terminar tarefas de rotina do que focar em projetos maiores que agregam valor empresarial, mas podem levar meses para serem concluídos. 

Para ser justa, as pequenas empresas precisam de mais recursos do que as grandes. Elas não costumam ter uma equipe de pessoas dedicadas a atividades como pesquisa e desenvolvimento. Mas, independentemente do tamanho, todo empreendedor deve encontrar tempo para pensar no futuro de sua empresa. 

Percebemos que muitos empreendedores tem um plano na cabeça e tem a impressão de que isso é bom o suficiente; não é. A falta de clareza se manifesta em tomadas de decisão inadequadas sobre novos produtos, quem contratar, onde encontrar uma equipe de apoio e que equipamento comprar.  

Quando essas decisões são tomadas em um vácuo e sem dados e contexto suficientes, gasta-se muito tempo corrigindo erros – além de, possivelmente, também desperdiçar recursos. É por isso que a noção de que não temos tempo para planejar é apenas uma racionalização (pode-se até chamar de desculpa).  

Quanto maior a proporção de tempo que gastamos planejando (em vez de reagir), menos tempo gastamos de verdade.

Modelagem do negócio

A modelagem do negócio é uma abordagem holística e sistemática para definir, criar e analisar um negócio ou ideia. 

Um modelo de negócios oferece uma visão geral simplificada, mas abrangente de como um departamento administrativo para pequena empresa funciona.  

Descreve as partes mais importantes do negócio com base na criação de valor e atua como base para definir, analisar, melhorar e inovar. 

Em geral, existem várias maneiras de definir seu negócio. Um modelo de negócios ajuda você a responder às perguntas mais importantes sobre seu negócio (por exemplo, quem é o cliente? Qual é o valor? Como ele ganha dinheiro? Quem e o que ele precisa para sua realização?, etc.)

Mapeamento dos workflows 

O mapeamento do workflow é um método para diagramar um processo inteiro usando símbolos diferentes para documentar as etapas e ações do processo. O mapeamento do workflow é crucial para as empresas, porque mapear visualmente ajuda a transformar processos complexos em diagramas fáceis de entender. 

Os mapas visuais comunicam ideias muito mais rápido do que o texto – 60.000 vezes mais rápido, para ser mais preciso. Diagramas claros sobre os processos relativos ao que precisa ser feito, onde começa e termina, quem precisa fazer o quê e quando deve ser feito, produzem resultados incríveis.  

O mapeamento do processo de workflow traz clareza às suas operações que você não obteria de outra forma. 

Um ótimo mapa incluirá a melhor rota, rotas alternativas, pontos de referência e quando evitar certos caminhos. Outros caminhantes podem reutilizar o mesmo mapa como a melhor maneira de chegar ao topo. 

Como você pode ver, o administrativo para pequena empresa é o coração do seu negócio, por isso deve ser formatado com muito cuidado. Conheça também outros departamentos de uma empresa e suas funções.